ВЕЛОСИПЕД ГОРИТ: УЧИМСЯ НА ЧУЖИХ ОШИБКАХ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИВЕНТОВ
НАТАЛЬЯ ПИРАК
Предприниматель
Бренду футболок нужен ивент? А бренду воздушных шариков? Нет, сейчас мы не про участие в фестивалях и организацию дня рождения. Кроме Instagram-аккаунта, для футболок можно обустроить попап-магазин на выходных или организовать запуск шариков на центральной площади в День космонавтики. Ивенты нужны всем — и большим, и маленьким. Главное, помнить, что организация ивента — это пошаговая инструкция: если ты что-то забудешь, тогда что-то может пойти не так. Мы попросили наших лекторов, друзей и партнеров рассказать о факапах, которые случались с ними во время организации мероприятий и какие выводы они из этого сделали
В ивентах все построено на факапах, ну просто не бывает такого, что все проходит гладко. Факапы, как и ивенты, бывают очень разными. И после очередного кажется, что вот он — самый запоминающийся факап в твоей жизни, а потом оп! — и вспомнить уже не можешь, так как его перекрыл другой. Семь лет своей жизни я посвятила работе с корпоративными заказчиками: мы разрабатывали для них маркетинговые стратегии, запускали новые продукты, кампейны и, конечно же, мероприятия.

Первой вспоминается история с американской компанией по производству и продаже средств личной гигиены и косметических средств. Мы делали для них роуд-шоу по городам-миллионникам и устанавливали на центральных площадях огромный «дом будущего», где проходили презентации, мастер-классы и встречи с представителями бренда. Это было масштабное событие, почти национального уровня. Для того чтобы реализовать такой ивент, необходимо получить разрешение от городских служб. И вот он — Харьков, пятый город в нашей программе. Фуры едут, люди готовы, реклама запущена, наша команда уже на чекине в Жулянах — и тут звонок: «Наталья, тут такое дело, у нас в эти даты на этой площади другое событие, и у них есть разрешение. У вас тоже, но мы предлагаем вам переместиться на другую площадку». Что-о-о? Объяснять не буду, почему нельзя переехать в другое место, что у нас тент из четырех секций по 100 квадратных метров и есть технический райдер. А ливни, которые нас сопровождали по ходу всего проекта, — это как бы не факап. В итоге мы все уладили и были на нашем месте.

А факап в том, что мы получили разрешение за месяц до мероприятия! Это слишком рано, ивент не поставили в график города, а наш представитель не звонил каждый день и не напоминал о нас :) Вывод был сделан следующий: всегда нужно проверять все самой и ВСЕГДА контролировать процессы, связанные с получением документации от городской администрации. А еще для некоторых щепетильность — то же, что и надоедливость, но она выручает при организации мероприятий. Совет лично от меня: нужно уметь импровизировать и элегантно отходить от планов, когда мероприятие началось и что-то пошло не так. Об этом знаете вы и заказчик, а его настроение зависит от результата мероприятия. Факап — это опыт, который позволяет нам научиться чему-то и перейти на следующий уровень.

Факап номер один — о том, как во время регистрации девчонки-волонтеры пропустили на мероприятие совершенно непонятных личностей. Они назвались представителями прессы, ткнули удостоверение в лицо и прошли. Информация об ивенте была открытой, и ребята, узнав о нем, сказали, что они от Юлии Кескин (то есть от меня). Судя по их внешности, они бы, скорее всего, что-то своровали, если бы мы вовремя не заметили их и не вывели из зала. Перед этим был факап, когда у одного из моих волонтеров на ивенте украли MacBook (зашли, сели на задние ряды, слушали лекцию, выпили кофе и, когда все вышли, прихватили с собой ноутбук). Информация об ивенте, повторюсь, была в открытом доступе, поэтому организаторы не имели возможности обеспечить сохранность имущества участников во время мероприятия. Важно правильно скоординировать действия своей команды волонтеров при регистрации, чтобы таких людей не пропускали в зал.

Представляешь, когда мы проводили следующее мероприятие, эти молодые люди снова пришли к нам! Естественно, мы их не пропустили, и они просто ушли. Схема работает!

Поучительный урок. Когда ты начинаешь продвигать свое мероприятие, ты нацелен на то, чтобы о нем узнало максимальное количество людей, чтобы они купили билеты и пришли к тебе. Раньше мы неразборчиво относились к инфопартнерству и принимали любые условия (в основном это касается тех ивентов, которые только стартовали). Казалось, что «партнериться» нужно со всеми — мы и приглашали всех: журналистов, операторов, фотографов. «Почему бы и нет?» — думали мы.
ЮЛИЯ КЕСКИН
Организатор технологических и не очень конференций в IT (uaMobiTech, CocoaHeads), HR Business Partner компании Ezetech
Факап же заключался в следующем. Мы организовывали технические конференции. У нас в сообществе есть девочки-разработчики, инженеры. Одна из них — Настя — лидер нашего комьюнити. Она часто выступает за границей как спикер, модерирует выступления наших спикеров, одним словом — молодец!

И вот на ивенте эти самые ребята-«журналисты» из ноунейм-издания снимали ролик, брали интервью у наших спикеров, в том числе у Насти. Вопрос звучал так: «Настя, вы находитесь на технической конференции. Как вы чувствуете себя среди парней-разработчиков? Вы же девочка. Как вам здесь, не скучно?»

Да это же сексизм в высшей степени! Журналист просто обидел Настю! Настя прежде всего разработчик, а не просто девочка, модерирующая потоки. Вывод таков: разборчивее относитесь к любым инфопартнерствам, к предложениям типа «А давайте мы придем вас поснимаем?». Журналисты, люди не из IT, скорее всего, будут задавать неуместные вопросы. Стоит либо готовить их заранее, либо четко оговаривать, у кого они могут брать интервью. Поскольку вопросы, которые они могут задать, будут обидными для кого-то, и их произношение технических терминов будет, мягко говоря, не очень. То же касается и партнерства. Когда ты с кем-то «партнеришься», ты должен понимать, что люди, которые обращаются к тебе с запросом, четко знают свою целевую аудиторию и могут анализировать ее.

Мы организовывали ивент в недостроенном офисе клиента, где на тот момент не было стен и перекрытий, не были достроены туалеты, а все пространство на семи этажах было завалено строительным мусором. Несколько месяцев команда продумывала космические декорации и проектировала туннели, которые должны были избавить гостей от ощущения прогулки по стройке.

Партнер должен был закрыть три вопроса: проконтролировать укладку пола, проверить готовность туалетов и запустить лифты за неделю до события (новые лифты требуют «обкатки»: у них отлаживается программа, и они ездят как положено). Накануне ивента выяснилось, что лифты забыли включить, в коридорах нет стен, в туалетах — дверей, а на полу лежит только стяжка. Вокруг кипели монтажные работы, на часах было три часа ночи. До ивента оставалось чуть больше 12 часов. Технический директор, услышав такие новости, закурил на площадке, и мы сели придумывать план.

В результате техники полночи катались на лифтах вверх-вниз, декораторы быстро подвезли дополнительную ткань, из которой сделали «стены» в недостроенных коридорах, а стяжку мы помыли и плотно засыпали метафаном. Учитывая, что темой ивента был космос, а поводом для встречи — Новый год, получилось органично и атмосферно. Гости ничего не заметили. Ровно через сутки, выходя из здания с коробкой реквизита, я сформулировала три правила, которые нельзя нарушать, если хочешь делать хорошие события и не сойти с ума.

Во-первых, если ты организатор события, ты перепроверяешь все — иногда, если нужно, и по 15 раз, иногда раздражая этим людей. Но это необходимо, потому что иначе тебя обязательно подведут. Человек вряд ли сделает это специально, вряд ли будет планировать это, но так обязательно случится. И хорошо, если ты узнаешь об этом заранее, а не за 12 часов до старта. Во-вторых, без хорошей команды ничего не получится. Очень важно, чтобы в 3 часа ночи, когда ты стоишь на пыльной стяжке и смотришь на туалет без двери, у тебя уже был план, кому ты сейчас позвонишь, чтобы быстро решить проблему. И в-третьих, спасти можно любую ситуацию. Даже если кажется, что нельзя, ее всегда можно превратить в фишку события, посыпав все вокруг метафаном.

АЛЕКСАНДРА РОМАНОВСКАЯ
Руководитель продюсерского центра «Дорогая редакция», в прошлом — директор по работе с клиентами Hoshva PR

Если бы начинающая я спросила нынешнюю меня, как справиться с организаторской работой любого характера, я бы дала ей два совета. Во-первых, у тебя всегда должен быть план Б. Во-вторых, все идеально только у тебя в голове, и если то, что происходит, отличается от твоего «идеально» — это еще не значит, что остальным что-то не нравится. Правда, этот совет работает и в обратную сторону: если все кажется тебе идеальным, найдется и тот, кому будет на что пожаловаться.

Это не конец света, а просто повод провести работу над ошибками. Когда я запускала свой самый первый курс ИКРа (это было в 2011 году, на тот момент это был первый четырехмесячный учебный курс по диджиталу в Украине, формат был никому незнаком, цена — заоблачна, а значит, уровень ответственности — еще выше облаков), со мной случилась такая история. В одно из учебных воскресений к нам должен был на целый день (6 часов лекций) приехать спикер из Москвы. Накануне, в 21:30 субботы, он позвонил мне и сказал, что его маленькая дочка прыгнула со стола и сломала руку. Так что он едет не на вокзал, а в больницу. «Форс-мажор, извини». — «Конечно-конечно, — сказала я. — Держитесь, лечитесь, ни о чем не переживай». Ну а что было еще говорить? :) Но вот я стою посреди улицы, время —21:30, через 12 с половиной часов у меня должна начаться лекция, которую ждут 17 человек, заплатившие за свою учебу больше тысячи долларов, и лектора точно не будет.

В общем-то, дело решилось тремя телефонными звонками и угощением пиццей: на первую половину дня удалось перенести лекцию с другого учебного дня, на вторую — поставить отличную факультативную лекцию про стрит-арт (внезапно) с пиццей и алкоголем за счет курса. Теперь, имея пять лет образовательного опыта, я знаю: пицца и алкоголь — это, конечно, отличное разовое решение, но, дорогой организатор, всегда держи в голове план Б на случай «а что, если». И план В, если Б не сработает. И план Д. Это вообще должно быть твое любимое ментальное упражнение — ходи по улице и ради развлечения продумывай, что бы ты сделал «в случае, если». Тогда никто никогда не застанет тебя врасплох (но это не точно).

Что же касается второго случая, то есть иллюстрация и для него. Как-то мы проводили двухдневный интенсив по продюсированию. Привезли невероятного лектора (теперь он работает на оборонную промышленность и не может покидать свою страну, а очень жаль). Собрали людей. И вот два дня я смотрю, как студенты сидят молча с каменными лицами, не реагируя ни на шутки, ни на задания, ни на «Ну как вам лекция?». Выглядит как полный провал, и это ужасно обидно, потому что лекции отличные. Я седею, пью валидол и успокаиваю спикера. Интенсив заканчивается, слушатели, не меняя выражения лиц, расходятся по домам, и буквально на следующее утро меня заваливают письмами о том, как было круто, когда мы это повторим и как кто благодарен за прекрасный формат и полезные знания. You'll never know. Дорогой организатор, помни: полагаться на свои чувства и ощущения нужно, но никогда не верь только им одним.

МАРГАРИТА АРХИПОВА
Управляющая библиотекой Botan, до этого — исполнительный директор школы ИКРа.Киев

Однажды мы решили организовать Новый год в нашем кафе «Любовь-Морковь». Как же приятно было днем 31 декабря узнать, что у ведущего не получается приехать. Не получается, понимаете? С тех пор я знаю, что в ключевых точках на ивент всегда должен быть запасной вариант или «что, если»), дабы быть спокойной во время мероприятия. А еще был случай на фестивале «Уличная еда»: мы решили поменять название точки, не согласовав это с организаторами, и попали в название, которое использовалось до нас не очень порядочными конкурентами. С тех пор я знаю, что нужно утверждать и согласовывать каждую мелочь.

КАТЯ АНДРЕЕВА
Идейный генератор
в «Любовь-Морковь» и создатель Dip Me
Как бы вы не продумывали мероприятие –– всегда что-то может пойти не по плану. Например, привезут нерабочий проектор на мероприятие. Или микрофоны будут работать через слово. А еще фотозона может развалиться в момент группового снимка. От таких ситуаций никто не застрахован. Но на все подобные случаи очень важно иметь запасной вариант и прогнозировать любое развитие ситуации.

Одна из показательных историй произошла на выездном ивенте. Мы планировали двухдневную программу в загороднем комплексе. Несколько раз согласовывали программу с арендодателями и всё шло по плану. В одном из залов у нас была запланирована видеосъемка мероприятия. Окна на одной из стен зала были затянуты черной пленкой, но мы как-то не придали этому значения. За пару часов до ивента мы начали подготовку –– установили всю аппаратуру, дополнительный свет, несколько раз все перепроверили и начали тестировать как всё будет смотреться в кадре. За пару минут до мероприятия зал решил проверить работник комплекса. Он запретил нам проводить съёмки, так как оказалось, что за стеклом находилась площадка для уроков верховой езды. И лошадь, испугавшись вспышек, может сбросить наездника. Мы судорожно бросились решать проблему – нашли зеленую ткань, которой завесили окна. Это был треш, поскольку на всех кадрах была видна часть зеленой ткани на окне. Зато лошади не испугались.

Еще одна история произошла на презентации краски для волос. Мы пригласили трёх топовых колористов, которые должны были красить волосы представителям медиа. Но на мероприятие пришли только двое. Сначала думали, что третий просто опаздывает, ведь предварительно несколько раз созванивались. Но в какой-то момент он перестал отвечать на звонки. С ситуацией мы справились силами других колористов, к тому же на площадке были другие мастера, которые могли бы подстраховать в случае чего. На следующий день мы узнали, что этот колорист попал в аварию. Это как раз тот случай, который никак нельзя предвидеть. Поэтому всегда нужно иметь план Б. Важно понимать, что не все могут выполнять свои обещания и учитывать, что могут возникнуть форс-мажоры. Поэтому важно иметь хотя бы одного человека «про запас». Хорошо, что у нас такие люди были.


ДАРЬЯ БУЛАТНИКОВА
Менеджер по бренд-промо кэшбек-сервиса LetyShops. Работала с L'Oreal (бренды Vichy, La Roche-Posay, L'Oreal Paris, Garnier), Reckitt Benckiser (бренды Durex, Scholl, Veet, Henkel (бренды Color Expert, Gliss Kur), Watsons, Synevo.
Я занималась организацией туристических поездок. По сути, наш проект — это ивент-агентство, а каждый наш тур — это ивент. Фейсконтроль: 18—35 лет, любые цвет кожи, национальность и сексуальная ориентация. Входной билет — биометрический паспорт или шенгенская виза. Программа ивента ориентирована на разных людей: и тех, кто любит классический джин-тоник (Эйфелева башня, музей Ван Гога, Карлов мост и так далее), и тех, кому «сделайте что-то сладкое, но немного кислое и цветочек бросьте в бокал» (андеграундные места, арт-кластеры, секретные сквоты). Самое главное для меня в таком ивенте — наполнить жизнь и первых, и вторых ПРИКЛЮЧЕНИЯМИ. И кстати, как и на любом ивенте, важно помнить: улыбайтесь, вас снимают!

Работа с подрядчиками (услуги гидов/аудиогидов, прокат лодок/велосипедов, бронь заведений, билеты на достопримечательности) — это всегда ребус, который сложно разгадать. Но мое любимое — это гиды! Они могут забыть о том, что у них экскурсия, даже после трех твоих напоминаний и случайно уехать, например, в Утрехт, вместо того чтобы ждать тебя на площади в Амстердаме. А могут вообще не поднять трубку, когда ты уже приехал с группой в город. Да-да, просто не отвечать на телефон! По сей день я боюсь думать: может, он (гид Сергей) умер? А еще бывают яхты, которые не заводятся, потому что «новый сезон, извините, мы еще не все подтянули после зимы». А как вам отель, сотрудник которого на твое «Как это не готовы номера?» отвечает: «Матильда заболела, и бедняжка Хелен сегодня работает одна, поэтому не успела убрать. Вас 65 человек? Ой, ну подождите тут в холле, закажите кофе». И это не значит, что подрядчик на 100% плохой, просто у него так получилось, а до этого он был молодцом. Но твоя-то репутация от этого одного раза может сильно пострадать.

После сотен таких мелких факапов я пришла к выводу: главное, что должны уметь мои сопровождающие, — это импровизация и полная боевая готовность к плану Б в любых условиях. Не бывает ситуаций, когда нет плана Б, просто иногда люди не могут быстро продумать и реализовать его.

ДАША БУЛАВКА
Редактор bit.ua, в прошлом
project manager Eurotrips Ukraine
Факапы есть как у начинающих, так и у профессионалов. Они неизбежны. Мы собрали все, что знаем про ивенты, и подготовили для тебя Event Marketing Intensive, где расскажем, какими должны быть ваши мероприятия на практике, как их планировать, чем наполнять и где брать гостей. Разложим все по полочкам и чек-листам.
Место
г. Киев, ул. Воздвиженская, 54
+38 (073) 044 15 58
info@bazilik-school.com.ua


Пн-Пт: с 11:00 до 21:00
Сб-Вс: с 11:00 до 20:00

© Школа Bazilik, 2017
Сделано в